Je každý e-mail, který chcete poslat světu opravdu nutný? Nejde to vyřídit osobně či telefonem? Zejména kvůli vzájemnému porozumění by to mohlo být na čas úspornější.. Že někoho ruším, když mu posílám e-mail? A co obyčejný lidský kontakt? Nebo se snad bojíte, co by vám druhá strana odpověděla a tak raději vše svěříte neosobnímu e-mailu?

Je opravdu nutné posílat velké množství adresátů v kopii? Zvažte to prosím vždy před odesláním. Jen rozšiřujete počet lidí, kteří zaplavují e-maily své okolí. Snadno se může stát, že některý z vašich důležitých emailů bude v budoucnu ignorován.

Instantní vyřizování e-mailů

Když jste psali maturitní písemku či jinou zkoušku, také jste se u toho dívali na emaily? Myslím, že určitě ne. Nejen proto, že chytrý telefon nebyl povolen. Proč tedy v práci u vaší běžné práce, od podkladů, které zpracováváte, tak často a snadno odbíháte k vyřizování e-mailů? Je to rozptýlení? Nebo vás ta hlavní práce tolik nebaví? Či vlastně není nutné ji zhotovovat tak brzy? Nebo se chcete ukázat jako ten, kdo trvale odpovídá na e-maily jako první? Víte, kolik vás toto přepínání mezi hlavní prací a vyřizováním operativních e-mailů stojí času a energie? Mnohem více než kolik by stálo vše vyřídit současně, v předem vymezeném čase.

Je velmi snadné odskočit si od hlavní tvořivé či přesné práce k jednoduchému emailu a ten během 5 minut odpovědět. Jenže teď se už vaše mysl zaměstnala otázkou z e-mailu a není pro ni tak snadné se vrátit k hlavní práci. To stojí nejvíc času a energie. Tyto okamžiky poskládané během celého pracovního dne mohou vydat na půl hodiny ztraceného času denně. Násobte dny a týdny…

Je mnohem lepší vyřizovat operativní emaily v dávkách, maximálně 3krát denně. Ideálně před obědem, či koncem pracovní doby, ať máte dobrou motivaci pro jejich rychlé vyřízení. Není dobré se do operativních e-mailů pouštět hned po ránu. Ranní čerstvou hlavu si nechte na zásadní posunutí té hlavní práce. Po ránu máte koncentraci, jde vám vše rychleji. E-maily vyřiďte až po dopolední kávě.